AUKE VALK
|
Zelfstandig Professional
AUKE VALK
|
Zelfstandig Professional

Briefpapier overbodig?

mei  2014 / 22 No Comments

Deze vraag kom ik in mijn werk vaak tegen, is briefpapier nog nodig. Tenminste ik stel de vraag vaak aan mijn klanten.
Het lijkt zo vanzelfsprekend dat briefpapier nodig is.

Natuurlijk is het nodig we hebben het al 20 jaar zo!

Maar tegenwoordig is iedere gemeente druk bezig met digitaliseren en als je daar over gaat nadenken is het opeens niet meer zo logisch dat er nog briefpapier nodig is. Als je een document genereert en deze afdrukt en vervolgens ook opslaat in het zaaksysteem is er een verschil tussen de beide documenten. Namelijk het digitale document heeft geen logo en ook de andere elementen van het briefpapier ontbreken. Nu kun je dit ‘simpel’ oplossen door het geprinte document in te scannen en opnieuw op te slaan in het zaaksysteem…. maar ja… dat willen we toch niet!

Er is nog een mogelijkheid, een document genereren inclusief de elementen van het briefpapier! Dit heb ik bijvoorbeeld op grote schaal gezien bij de provincie Groningen en dit werkt fantastisch.
Je hebt in dit geval geen fysiek briefpapier meer nodig omdat het briefpapier verwerkt is in het document kun je het gewoon afdrukken indien nodig.

Ik hoor je denken “En de hoge afdrukkosten dan?!”. Tegenwoordig is een kleurenafdruk niet zo kostbaar meer, ik heb contracten gezien waar een kleurenafdruk voor net geen € 0,03 mogelijk was.
Willen we eigenlijk nog wel printen, we zijn toch aan het digitaliseren?

Een aantal voordelen hiervan zijn:

- Mocht het document geprint moeten worden hoeft de eindgebruiker zich niet meer druk te maken over welke lade er gekozen moet worden.
- Het digitale document en het geprinte document zijn hetzelfde
- Mocht de huisstijl wijzigen zijn de eerdere gegenereerde documenten nog correct te printen
- Documenten zijn digitaal ook inclusief huisstijl te versturen

Vooral het laatst genoemde voordeel vind ik persoonlijk een hele belangrijke. Tegenwoordig werken we het liefst zaken digitaal af het is dan belangrijk dat de documenten, denk aan een ontvangstbevestiging bijvoorbeeld, ook digitaal te versturen zijn met de juiste layout.

Om op de eerder gestelde vraag terug te komen: Is briefpapier overbodig?

Ik denk van wel. Om het digitaliseren verder uit te bouwen moeten we van de ‘papiergedachte’ af, ik ben van mening dat het mee genereren van het briefpapier een stap in de goede richting is.

Er zijn een aantal goede documenten generatoren op de markt actief welke dit mogelijk kunnen maken, software zoals AIA ITP gebruikt door Circle Software, Xentail van Interaction|next en iWriter.



Leave a reply

Your email address will not be published. Website Field Is Optional